Zaman penceresi
Hareket saatini uçuşunuza, toplantınıza ya da etkinliğinize göre geriye sayarak buluruz.
HİZMET
KURUMSAL TRANSFERİ PROGRAMINIZA GÖRE PLANLAYALIM.
Tarihi, kaç kişi olduğunuzu ve nerede buluşacağımızı alır, yetişilmesi gereken saatten geriye doğru planlarız.
PLAN
SAAT KAÇTA ORADA OLMANIZ GEREKİYOR?
Önce tarihi, kişi sayısını, bagaj durumunu, karşılama noktasını ve programın saatini konuşuruz.
Programı, buluşma noktasını ve araç kapasitesini varış saatine göre tek planda birleştiririz.
Yolcu yapısı
Aracı seçerken kişi sayısı kadar bagaja da bakarız; havalimanı transferinde bagaj çoğu zaman belirleyicidir.
Net başlangıç
Buluşma noktasını terminal ve kapı düzeyinde tarif eder, grup tarafında tek bir muhatap belirleriz.
Hedef zaman
Rotayı yetişilmesi gereken saate göre kurar, trafik payını da hesaba katarız.
ÖRNEK AKIŞ
PROGRAM→BULUŞMA→GRUP→VARIŞ
MİSAFİR / ETKİNLİK / GRUPSONDAN BAŞA
Transfer briefi oluştur↗
SONDAN BAŞA
PLANLARIZ.
Programı, buluşma noktasını ve grup bilgisini aldığımızda transfer planını çıkarır, size gönderiririz.
ZAMAN KURGUSU
TRANSFER PLANI SONDAN BAŞLAR.
Kurumsal transferde sabit olan tek şey varış saatidir. Hareket saati, o saatin üzerine eklenen payların sonucudur.
Varış penceresinden geriye hesap
Transfer planını hedeflenen varış anından başlayıp geriye doğru kurarız. Havalimanı transferinde bu an uçuş saati değil, uçuş saatinden önce tamamlanması gereken kontrol ve bekleme süresinin başlangıcıdır. Toplantı ve etkinlik transferlerinde ise varış anı, salona giriş saatinden önce park ve yürüme süresini de içerir.
Bu ana önce güzergâhın normal süresini, sonra o saate özel trafik payını, en sonunda toplama noktalarının sırasını ekleriz. Tek bir noktadan hareket eden bir grupta hesap kısa; birden fazla otelden toplama yapılan bir grupta ise her ek nokta hem kendi bekleme süresini hem güzergâh sapmasını ekler.
Grup büyüklüğü ve bagaj
Kurumsal transferde araç kapasitesini belirleyen, koltuk sayısından çok bagaj hacmidir. Havalimanı transferlerinde kişi başına düşen valiz, aynı yolcu sayısı için bir üst araç sınıfını gerektirebilir. Şehir içi toplantı transferlerinde ise bagaj neredeyse yoktur ve koltuk sayısı belirleyici hâle gelir.
Bu fark plana yazılmadığında sahada geç fark edilir: araç gelir, yolcular sığar, bagaj sığmaz. Bu yüzden teklif aşamasında kişi sayısının yanında bagaj durumunu da sorarız.
Karşılama düzeninin tanımlanması
Grup transferlerinde en sık yaşanan aksama teknik değil, buluşma kaynaklıdır. Karşılama düzenini hareketten önce netleştiririz:
- Buluşma noktası: terminal, kapı ve kat düzeyinde tarif ederiz; "havalimanı çıkışı" gibi genel ifadeler kullanmayız.
- Tanınma yöntemi: karşılamanın nasıl yapılacağı — tabela, isim listesi veya önceden paylaşılan araç ve plaka bilgisi.
- Sorumlu kişi: grup tarafında tek bir muhatap belirleriz; bilgi akışı o kişi üzerinden yürür.
- Bekleme süresi: aracın buluşma noktasında ne kadar bekleyeceği ve bu sürenin aşılması hâlinde izlenecek sıra.
Program değiştiğinde
Kurumsal transferlerde program son güne kadar hareketlidir: uçuş saati kayar, katılımcı sayısı değişir, toplantı uzar. Planı bu hareketliliği baştan varsayarak kurarız. Uçuş takibi yaptığımız transferlerde hareket saatini rötara göre kaydırırız; sabit saatli toplantı transferlerinde ise değişikliği yalnızca sizin belirlediğiniz sorumlu kişiden gelen bildirimle işleriz.
Katılımcı sayısı kapasiteyi aşıyorsa plana ikinci aracı ekleriz. Bu kararı son ana bırakmamak için teklif aşamasında beklediğiniz en yüksek sayıyı da sorar, planı o sayıya göre esnek kurarız.
SORULAR
PROGRAM DEĞİŞTİĞİNDE.
Transfer planında önceden karara bağlanması gereken dört durum.
Uçuş rötar yaparsa araç bekler mi?
Uçuş takibini plana yazdıysak hareket saatini rötara göre kaydırır, aracı güncel iniş saatine göre yönlendiririz. Bekleme süresinin sınırını ve aşılması hâlinde ne yapacağımızı sözleşmede önceden yazarız; bu sınır, aracın aynı gün içindeki diğer görevlerine bağlıdır.
Katılımcı sayısı son gün değişirse?
Azalma planı etkilemez. Artış kapasiteyi aşıyorsa ikinci aracı devreye alırız. Bu ihtimali son ana bırakmamak için teklif aşamasında beklediğiniz en yüksek sayıyı sorar, planı ona göre esnek kurarız.
Birden fazla otelden toplama yapılabilir mi?
Yapılabilir. Her ek toplama noktası hem kendi bekleme süresini hem güzergâh sapmasını plana ekler; bu yüzden nokta sayısı arttıkça ilk binen grubun toplam süresi uzar. Nokta sayısı belirli bir eşiği aştığında iki ayrı araçla paralel toplama genelde daha kısa sürer.
Aynı grup için birden fazla gün planlanabilir mi?
Evet. Çok günlü programlarda her günü ayrı bir transfer gibi değil, tek bir planın bağlantılı adımları gibi kurgularız. Böylece bir günkü gecikmeyi sonraki günün hareket saatine yansıtabilir, aynı araç ve sürücüyle devam edebiliriz.